Videoterminali e sicurezza: obblighi del datore di lavoro

Chi utilizza un videoterminale per almeno 20 ore settimanali è un "videoterminalista" ai sensi del Titolo VII del D.Lgs 81/08, e per lui scattano tutele precise: pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa allo schermo, sorveglianza sanitaria con controllo della vista e postazione conforme ai requisiti ergonomici dell'Allegato XXXIV. Il datore di lavoro che ignora questi obblighi risponde sia in sede di verifica ispettiva sia, in caso di disturbi muscoloscheletrici o visivi, sul piano della responsabilità per malattia professionale.

Punti chiave#

• La soglia che fa scattare gli obblighi è l'uso del videoterminale per 20 ore settimanali, dedotte le pause: sotto questa soglia il lavoratore non è videoterminalista, ma il rischio va comunque valutato nel DVR.
• Il videoterminalista ha diritto a una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di lavoro continuativo allo schermo; la pausa non è monetizzabile e non coincide con quella pranzo.
• La sorveglianza sanitaria prevede visita con controllo oculistico: periodicità almeno quinquennale, che diventa biennale per chi ha più di 50 anni o prescrizioni del medico competente.
• La postazione deve rispettare l'Allegato XXXIV: schermo orientabile, sedile regolabile con schienale, piano di lavoro sufficiente, illuminazione senza riflessi.
• Il lavoro da remoto non azzera gli obblighi: anche in smart working il datore di lavoro deve informare il lavoratore sui requisiti della postazione.

Chi è videoterminalista e cosa cambia per l'azienda#

La definizione è tecnica e conviene applicarla senza approssimazioni. È videoterminalista il lavoratore che utilizza un'attrezzatura munita di videoterminale in modo sistematico o abituale, per venti ore settimanali. Non conta il tipo di contratto né la mansione formale: conta il tempo effettivo davanti allo schermo. Un impiegato amministrativo part-time a 24 ore che passa quasi tutto il turno al gestionale rientra; un magazziniere che consulta il terminale a intermittenza probabilmente no.

Una volta individuati i videoterminalisti, l'azienda deve inserire il rischio nella valutazione dei rischi, analizzando affaticamento visivo, posture e condizioni ergonomiche e ambientali. Il DVR deve dire chi è esposto, con quali tempi e con quali misure di prevenzione: elenchi generici del tipo "personale d'ufficio" non reggono a un controllo.

Pause e organizzazione del lavoro: la regola dei 15 minuti#

L'articolo 175 del D.Lgs 81/08 riconosce al videoterminalista il diritto a un'interruzione dell'attività mediante pause o cambio di attività. In assenza di accordi contrattuali diversi, la misura è di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al videoterminale.

Tre precisazioni che evitano contestazioni:

• la pausa può consistere anche in un cambio di attività che non richieda l'uso dello schermo (archiviazione, telefonate, riunioni);
• le pause non sono cumulabili a inizio o fine giornata, perché la loro funzione è interrompere l'affaticamento mentre si verifica;
• il tempo di pausa è considerato orario di lavoro a tutti gli effetti.

Sul piano organizzativo conviene formalizzare la regola in una procedura interna e istruire i preposti a farla rispettare: è una delle prime cose che l'organo di vigilanza chiede di dimostrare.

Sorveglianza sanitaria e ruolo del medico competente#

Il videoterminalista è sottoposto a sorveglianza sanitaria con particolare riferimento ai rischi per la vista e all'apparato muscoloscheletrico. La visita preventiva stabilisce l'idoneità alla mansione; le visite periodiche hanno cadenza almeno quinquennale, che scende a biennale per i lavoratori con più di 50 anni e per quelli giudicati idonei con prescrizioni o limitazioni.

Se durante il lavoro compaiono disturbi visivi, il lavoratore può chiedere una visita straordinaria. Quando l'esito la evidenzia come necessaria, il datore di lavoro deve fornire a proprie spese i dispositivi speciali di correzione (occhiali specifici per l'uso del videoterminale, diversi da quelli d'uso comune). La nomina del medico competente e la gestione del protocollo sanitario rientrano nella medicina del lavoro: senza protocollo aggiornato, anche le visite eseguite rischiano di risultare non conformi.

Postazione ergonomica: i requisiti dell'Allegato XXXIV#

L'Allegato XXXIV del D.Lgs 81/08 elenca i requisiti minimi della postazione. In sintesi operativa:

• Schermo: immagine stabile, caratteri leggibili, orientabile e inclinabile, posizionato in modo da evitare riflessi da finestre o lampade.
• Tastiera e mouse: dissociati dallo schermo, con spazio davanti sufficiente ad appoggiare avambracci e mani.
• Piano di lavoro: superficie poco riflettente, dimensioni che consentano una disposizione flessibile di schermo, documenti e attrezzature.
• Sedile: girevole, stabile, con altezza regolabile e schienale regolabile in altezza e inclinazione.
• Ambiente: illuminazione generale adeguata, contrasto corretto tra schermo e ambiente, rumore e microclima che non disturbino l'attenzione.

Con la diffusione del lavoro agile questi requisiti vanno tradotti anche in un'informativa per chi lavora da casa: il datore di lavoro non può allestire il soggiorno del dipendente, ma deve informarlo e formarlo su come configurare correttamente la postazione.

Gli errori che si vedono più spesso in azienda#

Il primo è escludere i videoterminalisti dal conteggio perché "fanno solo lavoro d'ufficio": il rischio VDT è a tutti gli effetti un rischio normato, con formazione specifica da erogare nei corsi di formazione dei lavoratori. Il secondo è dimenticare la periodicità biennale delle visite per gli over 50, che in organici mediamente anziani riguarda ormai la maggioranza degli esposti. Il terzo è acquistare sedie e monitor a norma senza registrare nulla: in sede ispettiva conta la coerenza documentale tra DVR, nomine, attestati e giudizi di idoneità.

Domande frequenti#

Lo smart working fa scattare gli stessi obblighi? Sì, le tutele del Titolo VII si applicano anche al lavoro da remoto. Il datore di lavoro adempie soprattutto con informazione e formazione sulla corretta configurazione della postazione domestica, oltre a garantire pause e sorveglianza sanitaria. La disciplina del lavoro agile richiede inoltre un'informativa scritta sui rischi generali e specifici.

Chi paga gli occhiali da videoterminale? Il datore di lavoro, ma solo quando il medico competente accerta che i normali dispositivi di correzione non sono adeguati all'attività al videoterminale. Non si tratta quindi di un rimborso generalizzato degli occhiali da vista: serve l'esito della sorveglianza sanitaria che ne evidenzi la necessità.

Le 20 ore settimanali si calcolano al lordo delle pause? No, la soglia delle venti ore settimanali si valuta dedotte le interruzioni previste dall'articolo 175. È uno dei motivi per cui conviene mappare i tempi reali di utilizzo dello schermo, mansione per mansione, prima di definire l'elenco degli esposti.

Il rischio videoterminali va nel DVR anche se nessuno supera le 20 ore? Sì. La soglia fa scattare pause e sorveglianza sanitaria, ma la valutazione dei rischi deve considerare tutte le attività al videoterminale, con misure di prevenzione proporzionate all'esposizione effettiva.

Nota dell'esperto — Giulio Morelli. Nei sopralluoghi trovo quasi sempre postazioni conformi e documenti fermi a cinque anni prima: monitor nuovi, ma nessuna traccia dei videoterminalisti nel DVR né del protocollo sanitario aggiornato. Il rischio VDT si gestisce sulla carta prima che in ufficio, perché è sulla carta che l'ispettore lo verifica.

Vuoi mettere in regola postazioni, DVR e sorveglianza sanitaria senza perdere tempo? Richiedi un preventivo gratuito: analizziamo la tua situazione e ti indichiamo solo gli adempimenti davvero necessari.